“No se gestiona una empresa con ficheros EXCEL”

Desde hace mas de 20 años los ficheros Excel están presentes en las carpetas, sub-carpetas, sub-sub-carpetas, escritorios de todos los empresarios y responsables de la PYMES españolas.

Excel e una excelente herramienta para hacer cálculos y previsiones.
Las posibilidades de esas hojas de cálculo son inmensas y casi infinitas si se usan los módulos de programación que permiten conectarse a bases de datos externas. Allí no todo el mundo tiene los conocimientos para  programar de forma rigurosa, pero sigue siendo bastante intuitivo para cualquier persona.

Pero Excel se tendría que usar de forma individual y no compartida.

Para controlar y gestionar correctamente la información en una empresa hay que tomar en cuenta varios
factores:

Integridad de los datos

Integridad de datos se refiere al estado de corrección y completitud de los datos ingresados en una base de datos.
Es importante saber que la información consultada es correcta y al día. Tener muchos ficheros y bases de datos diferentes multiplica las fuentes de errores. La integridad se consigue también con un mayor control de la información. (quien modificó que y cuando)

Perfiles de acceso

En una empresa o organización, existen muchos tipos de roles y actividades. Cada miembro de una empresa o organización tiene uno o varios roles definidos, con sus responsabilidades, derechos y obligaciones asociadas. Los sistemas tienen que reflejar esos  roles y responsabilidades, en forma de derechos y permisos.

Centralizar la información

En la mayoría de las estructuras empresariales, saber donde localizar la información de forma segura y rápida es un proceso clave para el éxito.
Muchas veces esta información se encuentra duplicada en diferente sitios de un servidor y/o los diferentes puestos de trabajos. ¿Qué fichero tiene la información correcta al día? (ej: Histórico de los pedidos de un cliente, evolución del coste de un producto o servicio…)

Accesibilidad

Con lo nuevos medios de comunicación y la presencia de puntos de acceso a Internet en casi cualquier lugar, no tener acceso rápidamente a una información es un problema de filosofía de la empresa y no de los medios para acceder a la información. La multiplicación de los medios de comunicación (Portátiles, Tablet-PC, Palm, Teléfonos) permite tener el soporte para alcanzar esta información…pero solo si esta ordenada, al día y segurizada.

Las nuevas tecnologías permiten fácilmente y a un coste muy bajos tener todas esas características, pero no usando Excel como base de datos de conocimiento de una empresa o organización.

En Apriori Services le ayudamos a deshacerse de forma progresiva de esos ficheros sueltos para aprovechar plenamente de las nuevas tecnologías, ahorrando dinero, tiempo y recursos.

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3 pensamientos en ““No se gestiona una empresa con ficheros EXCEL”

  1. Yago Amat mayo 5, 2010 en 5:36 pm Reply

    Olivier, incluso añadiría…

    Me considero un buen usuario de excel, y lo sabes, sin embargo, hacer un buen uso de esa herramienta es el equivalente de utilizar la agenda o la libreta de notas.

    Excel es una herramienta de trabajo personal complemetnaria y no un sistema. Puede formar parte del sistema para hacer garabatos de información, algo de análisis, pero nunca es un BI, ni mucho menos un sistema de gestión. Yo diría que por varios motivos:
    1. No tiene memoria de los cambios que se hacen,
    2. No es colaborativo.
    3. No es una tabla relacional, si así se llama, es decir, que es s´ñolo un,istado con fórmulas que permite colorines, pero no permite hacer relaciones de unos datos con otros, por muchas formulas de buscarv que se deseen.

    En fin, que coincido contigo en este tema y creo que como nos comentaba Conrado, de quando.es es preferible borrar excel, igual que recomendaría quitar el solitario.

  2. alesfrede mayo 7, 2010 en 3:11 pm Reply

    Trabando en sistemas por mas de 15 años , cada ves hay mas y mas y mas excel, y creo que es nuestra tarea, evangelizar en sistemas y tambien aprender a vivir en él.

    • Yago Amat mayo 23, 2010 en 11:29 am Reply

      Por desgracia es como dejar de fumar… que o lo dejas o lo dejas. La realidad del excel es que debe considerarse como lo que es, un sistema de respaldo y apoyo y no como una herramienta de gestión. Es como la clásica Moleskine, pero no con ella gestionas la empresa: bocetas, tomas notas, haces cálculos, …

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